La mayoría de las instalaciones necesitan taquillas para entre el 60 % y el 80 % de la plantilla máxima por turno, en lugar de una taquilla por cada empleado, ya que no todos los que trabajan en los distintos turnos necesitan una taquilla al mismo tiempo. Calcular el número de taquillas en función del número total de empleados, en lugar de basarse en la superposición máxima de turnos, es el error más común que cometen los responsables de las instalaciones.
Por qué la plantilla total no es la cifra adecuada que se debe utilizar
Una planta con un total de 300 empleados repartidos en tres turnos no necesita 300 taquillas. En un momento dado, solo los empleados del turno actual, más los que se solapan durante los cambios de turno, necesitan realmente acceso a las taquillas. Basarse en el número total de empleados suele dar lugar a un número de taquillas mucho mayor del que el espacio o el presupuesto requieren de forma realista.
La fórmula que deberían utilizar los gestores de instalaciones en su lugar
- Determinar la plantilla máxima, es decir, el mayor número de empleados que trabajan al mismo tiempo
- Añade un margen para el solapamiento de turnos, normalmente del 10 al 15 por ciento, para cubrir el periodo en el que ambos turnos están presentes en las instalaciones.
- Ten en cuenta las normas relativas al uso compartido de taquillas, ya que algunas instalaciones asignan las taquillas por turno y no por empleado.
- Tener en cuenta las fluctuaciones estacionales en la plantilla de las instalaciones con períodos de mayor actividad predecibles
Ejemplo de cálculo
Una planta con 150 empleados en su turno más numeroso y un margen de solapamiento de 15 minutos que abarque a unos 20 empleados adicionales del siguiente turno necesitaría entre 170 y 195 taquillas, y no el número total de empleados de todos los turnos, que asciende a 400 o más en toda la planta.
Otros factores que influyen en el número de taquillas
Más allá de la fórmula básica, hay algunos factores adicionales que influyen en la cifra final que una instalación debe tener en cuenta a la hora de formalizar un pedido.
- Si el puesto requiere un espacio de almacenamiento para la ropa de protección separado de los objetos personales, lo que puede suponer dos taquillas por empleado en lugar de una
- Tasa de rotación, ya que los centros con una alta rotación se benefician de disponer de un número ligeramente mayor de taquillas para evitar atascos durante las oleadas de incorporación de personal.
- El tamaño de las taquillas, ya que las taquillas más grandes, diseñadas para material voluminoso, a veces se asignan a dos empleados que comparten el mismo turno.
Por qué el sobreaprovisionamiento supone un desperdicio de presupuesto y espacio
Las instalaciones que calculan el número de taquillas basándose en el número total de empleados, en lugar de en los picos de afluencia, suelen acabar con hileras de taquillas sin usar que ocupan espacio que podría destinarse a otras necesidades de la instalación. Determinar desde el principio el número adecuado de taquillas evita ese desperdicio sin privar a los empleados de un espacio de almacenamiento seguro durante su horario laboral real.
Cómo deben tenerse en cuenta los planes de crecimiento a la hora de determinar el número de taquillas
Las instalaciones que prevean un aumento de la plantilla en los próximos años deberían prever un margen de maniobra en la planificación de las taquillas, en lugar de dimensionarlas exactamente en función de las cifras máximas actuales por turno, ya que ampliar la capacidad de taquillas posteriormente resulta más problemático y costoso que instalarlas con un ligero margen respecto a las necesidades actuales.
Un enfoque habitual consiste en dimensionar el espacio en función de la plantilla máxima prevista para los próximos 2 o 3 años, en lugar de basarse únicamente en la plantilla actual, sobre todo en instalaciones que cuenten con un plan de contratación documentado vinculado a la expansión. La página de ASI Storage Solutions dedicada a las taquillas para salas de descanso ofrece opciones generales de almacenamiento para la plantilla, diseñadas teniendo en cuenta este tipo de crecimiento por fases.
Revisión del número de taquillas tras los cambios en la política
Los cambios en la estructura de los turnos, los nuevos requisitos en materia de equipos de protección o la adopción de horarios de trabajo híbridos pueden modificar la plantilla máxima por turno lo suficiente como para justificar un nuevo cálculo de las necesidades de taquillas, incluso en unas instalaciones en las que, sobre el papel, no haya aumentado el número total de empleados.
Cómo gestionar las solicitudes de taquillas del personal que trabaja a distancia o en régimen híbrido
Las instalaciones con horarios híbridos suelen registrar una demanda irregular de taquillas a lo largo de la semana, ya que en determinados días el número de personas presentes en las instalaciones es mucho mayor que en otros. En lugar de dimensionar la capacidad en función del día más concurrido de la semana, muchas instalaciones establecen sus políticas basándose en el pico habitual, en lugar de en los casos excepcionales, para evitar crear un exceso de capacidad que permanezca sin utilizar la mayor parte de los días del mes.
Para los puestos que requieren un almacenamiento separado del equipo de protección, la página de taquillas sanitarias para hospitales muestra configuraciones diseñadas específicamente para ese caso de uso, mientras que la página de armarios y escritorios de almacenamiento ofrece soluciones complementarias para aquellas instalaciones que necesitan más capacidad que la que ofrecen las taquillas por sí solas. La descripción general de los productos de taquillas completa la gama completa de tamaños disponibles una vez que se ha calculado y confirmado el número de empleados en los turnos de mayor afluencia.