La plupart des établissements ont besoin de casiers pour une proportion comprise entre 60 et 80 % de l'effectif maximal par équipe, plutôt que d'un casier par employé, car tous les employés travaillant sur l'ensemble des équipes n'ont pas besoin d'un casier en même temps. Calculer le nombre de casiers en fonction de l'effectif total plutôt que de l'effectif maximal par équipe est l'erreur la plus courante commise par les responsables d'établissements.
Pourquoi l'effectif total n'est pas un indicateur pertinent
Un site comptant au total 300 employés répartis sur trois équipes n'a pas besoin de 300 casiers. À tout moment, seuls les employés de l'équipe en service, auxquels s'ajoutent ceux présents lors des changements d'équipe, ont réellement besoin d'accéder à un casier. Se baser sur l'effectif total conduit généralement à prévoir un nombre de casiers bien supérieur à ce que l'espace disponible ou le budget le justifient réellement.
La formule que les responsables d'installations devraient utiliser à la place
- Déterminer l'effectif maximal, c'est-à-dire le nombre maximal de salariés travaillant simultanément
- Prévoyez une marge pour le chevauchement des équipes, généralement de 10 à 15 %, afin de couvrir la période pendant laquelle les deux équipes sont présentes sur site.
- Tenez compte des règles relatives au partage des casiers, car certains établissements attribuent les casiers par service plutôt que par salarié.
- Tenir compte des fluctuations saisonnières des effectifs dans les établissements où les périodes de forte affluence sont prévisibles
Exemple de calcul
Un site comptant 150 salariés lors de son équipe la plus importante et disposant d’une plage de chevauchement de 15 minutes couvrant environ 20 salariés supplémentaires de l’équipe suivante devrait prévoir entre 170 et 195 casiers, et non pas le nombre total de salariés sur plusieurs équipes, soit 400 salariés ou plus, pour l’ensemble du site.
Autres facteurs influant sur le nombre de casiers
Au-delà de la formule de base, certains facteurs supplémentaires influent sur le chiffre final sur lequel un établissement doit se baser pour finaliser une commande.
- Si le poste nécessite un espace de rangement dédié aux vêtements de protection, distinct de celui destiné aux effets personnels, ce qui peut impliquer deux casiers par employé au lieu d’un seul
- Taux de rotation, car les établissements connaissant un taux de rotation élevé ont intérêt à disposer d'un nombre légèrement plus élevé de casiers afin d'éviter les goulots d'étranglement lors des vagues d'intégration
- La taille des casiers, car les casiers plus spacieux, conçus pour accueillir du matériel encombrant, sont parfois attribués à deux salariés partageant le même horaire de travail
Pourquoi le surprovisionnement est un gaspillage de budget et d'espace
Les établissements qui déterminent le nombre de casiers en se basant sur l'effectif total plutôt que sur les pics d'affluence se retrouvent souvent avec des rangées de casiers inutilisées qui occupent de l'espace au sol qui pourrait être consacré à d'autres besoins de l'établissement. Définir dès le départ le nombre adéquat de casiers permet d'éviter ce gaspillage sans pour autant priver les employés d'un espace de rangement sécurisé pendant leurs heures de travail effectives.
Comment les projets de croissance doivent-ils être pris en compte dans le calcul du nombre de casiers ?
Les établissements qui prévoient une augmentation de leurs effectifs au cours des prochaines années devraient prévoir une marge de manœuvre dans la planification de leurs casiers, plutôt que de se baser strictement sur les effectifs maximaux actuels par équipe, car il est plus perturbant et plus coûteux d'ajouter ultérieurement des casiers que d'en installer un peu plus que ce dont on a besoin actuellement.
Une approche courante consiste à dimensionner les installations en fonction des effectifs maximaux prévus dans deux à trois ans plutôt qu’en se basant uniquement sur les effectifs actuels, en particulier dans les établissements disposant d’un plan de recrutement formalisé lié à leur expansion. La page consacrée aux casiers pour salles de pause d’ASI Storage Solutions présente les options générales de rangement destinées au personnel, conçues en tenant compte de ce type de croissance progressive.
Réexamen du nombre de casiers à la suite des changements apportés à la politique
Les changements dans l'organisation des équipes, les nouvelles exigences en matière d'équipements de protection ou le passage à des horaires de travail hybrides peuvent tous modifier suffisamment l'effectif maximal par équipe pour justifier un nouveau calcul des besoins en casiers, même dans un établissement où l'effectif total n'a pas augmenté sur le papier.
Comment gérer les demandes de casiers émanant du personnel en télétravail ou en mode hybride
Les établissements appliquant des horaires hybrides sont parfois confrontés à une demande inégale en matière de casiers tout au long de la semaine, certains jours enregistrant une fréquentation bien plus importante que d’autres. Plutôt que de dimensionner leurs installations en fonction du jour le plus chargé de la semaine, de nombreux établissements définissent leur politique en se basant sur le pic habituel plutôt que sur les rares pics exceptionnels, afin d’éviter de créer une capacité excédentaire qui resterait inutilisée la plupart des jours du mois.
Pour les postes nécessitant un stockage séparé des équipements de protection, la page consacrée aux casiers médicaux pour hôpitaux présente des configurations spécialement conçues pour ce cas d'utilisation précis, tandis que la page consacrée aux armoires de rangement et aux bureaux aborde les solutions de rangement complémentaires destinées aux établissements qui ont besoin d'une capacité de stockage supérieure à celle offerte par les casiers seuls. La présentation générale des casiers complète la gamme complète de tailles disponibles une fois que l'effectif maximal par service a été calculé et confirmé.