تحتاج معظم المنشآت إلى خزائن تتسع لعدد يتراوح بين 60 و80 في المائة من إجمالي عدد الموظفين في ذروة الوردية، بدلاً من تخصيص خزانة واحدة لكل موظف، حيث إن ليس كل من يعمل في جميع الورديات يحتاج إلى خزانة في الوقت نفسه. ويُعد التخطيط لعدد الخزائن بناءً على إجمالي عدد الموظفين، بدلاً من التداخل في ذروة الورديات، الخطأ الأكثر شيوعًا الذي يرتكبه مديرو المنشآت.
لماذا يُعد «إجمالي عدد الموظفين» الرقم الخاطئ الذي يجب تجنب استخدامه
لا تحتاج المنشأة التي يبلغ إجمالي عدد موظفيها 300 موظف، موزعين على ثلاث نوبات عمل، إلى 300 خزانة. ففي أي وقت من الأوقات، لا يحتاج فعليًّا إلى استخدام الخزائن سوى الموظفين العاملين في النوبة الحالية، بالإضافة إلى أي تداخل أثناء تغيير النوبات. وعادةً ما يؤدي استخدام إجمالي عدد الموظفين إلى توفير عدد من الخزائن يفوق بكثير ما تتطلبه المساحة أو الميزانية من الناحية الواقعية.
الصيغة التي ينبغي على مديري المرافق استخدامها بدلاً من ذلك
- تحديد العدد الأقصى للموظفين في أوقات الذروة، أي أكبر عدد من الموظفين الذين يعملون في نفس الوقت
- أضف هامشًا لتداخل الورديات، يتراوح عادةً بين 10 و15 في المائة، لتغطية الفترة التي يتواجد فيها أفراد من الورديتين معًا في الموقع
- يجب مراعاة سياسات مشاركة الخزائن، حيث إن بعض المرافق تخصص الخزائن لكل نوبة عمل بدلاً من تخصيصها لكل موظف
- ضع في اعتبارك التقلبات الموسمية في عدد الموظفين بالنسبة للمرافق التي تشهد فترات ازدحام يمكن التنبؤ بها
مثال على الحساب
في المنشأة التي يبلغ عدد موظفيها 150 موظفًا في أكبر نوبة عمل، مع فترة تداخل مدتها 15 دقيقة تشمل حوالي 20 موظفًا إضافيًا من النوبة التالية، ينبغي التخطيط لتوفير ما بين 170 و195 خزانة، وليس العدد الإجمالي للموظفين في جميع النوبات البالغ 400 موظف أو أكثر في المنشأة بأكملها.
عوامل أخرى تؤثر على عدد الخزائن
بالإضافة إلى الصيغة الأساسية، هناك بعض العوامل الإضافية التي تؤثر على الرقم النهائي الذي يجب على المنشأة أن تخطط على أساسه عند إتمام الطلب.
- ما إذا كان الدور يتطلب تخزين الملابس الواقية في مكان منفصل عن الأغراض الشخصية، وهو ما قد يستلزم توفير خزانتين لكل موظف بدلاً من خزانة واحدة
- معدل دوران الموظفين، حيث تستفيد المنشآت التي تشهد معدل دوران مرتفعًا من توفير عدد أكبر قليلاً من الخزائن لتجنب الازدحام أثناء موجات توظيف الموظفين الجدد
- حجم الخزانة، حيث إن الخزانات الأكبر حجمًا المصممة للمعدات الضخمة تُخصص أحيانًا لموظفين اثنين يتشاركان في نفس جدول المناوبة
لماذا يؤدي الإفراط في توفير الموارد إلى إهدار الميزانية والمساحة؟
غالبًا ما تجد المنشآت التي تحدد عدد الخزائن استنادًا إلى إجمالي عدد الموظفين بدلاً من أوقات الذروة المتداخلة نفسها أمام مجموعة من الخزائن غير المستخدمة التي تشغل مساحة أرضية كان من الممكن تخصيصها لتلبية احتياجات أخرى للمنشأة. ويؤدي تحديد العدد المناسب للخزائن مسبقًا إلى تجنب هذا الهدر دون حرمان الموظفين من مساحة تخزين آمنة خلال ساعات عملهم الفعلية.
كيف ينبغي أن تؤخذ خطط النمو في الاعتبار عند تحديد عدد الخزائن
ينبغي على المنشآت التي تتوقع زيادة في عدد الموظفين خلال السنوات القليلة المقبلة أن تضع هامشًا احتياطيًا في تخطيطها الخاص بالخزائن، بدلاً من تحديد الحجم بناءً على أعداد الموظفين في ذروة الورديات الحالية بالضبط؛ لأن توسيع سعة الخزائن لاحقًا يتسبب في اضطراب أكبر وتكلفة أعلى مقارنةً بتركيب خزائن تتجاوز الاحتياجات الحالية بقليل.
يتمثل أحد الأساليب الشائعة في تحديد الحجم بناءً على العدد المتوقع للموظفين في ذروة الطلب خلال فترة تتراوح بين سنتين وثلاث سنوات، بدلاً من الاعتماد على العدد الحالي للموظفين فقط، لا سيما في المنشآت التي لديها خطة توظيف موثقة مرتبطة بالتوسع. تتناول صفحة «خزائن غرف الاستراحة » التابعة لشركة ASI Storage Solutions خيارات التخزين العامة المخصصة للقوى العاملة، والتي صُممت مع أخذ هذا النوع من النمو التدريجي في الاعتبار.
إعادة النظر في عدد الخزائن بعد التغييرات التي طرأت على السياسة
فقد تؤدي التغييرات في هيكل النوبات، أو المتطلبات الجديدة لمعدات الحماية، أو الانتقال إلى جداول العمل المختلطة، إلى تغيير عدد الموظفين في أوقات الذروة بدرجة كافية تستدعي إعادة حساب الاحتياجات من الخزائن، حتى في المنشأة التي لم يزد فيها العدد الإجمالي للموظفين على الورق.
كيفية التعامل مع طلبات الحصول على خزائن من الموظفين العاملين عن بُعد أو بنظام العمل المختلط
تشهد المنشآت التي تعمل بنظام جداول زمنية مختلطة أحيانًا تباينًا في الطلب على الخزائن على مدار الأسبوع، حيث تشهد أيام معينة أعدادًا أكبر بكثير من المتواجدين في الموقع مقارنةً بأيام أخرى. وبدلاً من تحديد السعة استنادًا إلى أكثر أيام الأسبوع ازدحامًا، تضع العديد من المنشآت سياساتها بناءً على ذروة الطلب المعتادة بدلاً من الحالات الاستثنائية النادرة، وذلك لتجنب بناء سعة زائدة تظل غير مستخدمة في معظم أيام الشهر.
بالنسبة للوظائف التي تتطلب تخزينًا منفصلاً لمعدات الحماية، تعرض صفحة «خزائن الرعاية الصحية للمستشفيات» تصميمات مصممة خصيصًا لهذه الحالة بالذات، بينما تغطي صفحة «خزائن التخزين والمكاتب» حلول التخزين التكميلية للمرافق التي تحتاج إلى سعة تخزينية تتجاوز سعة الخزائن وحدها. وتكمل «نظرة عامة على منتجات الخزائن» المجموعة الكاملة من الأحجام المتاحة بمجرد حساب وتأكيد عدد الموظفين خلال نوبات الذروة.