अधिकांश सुविधाओं में कुल कर्मचारियों के लिए एक लॉकर के बजाय, व्यस्त समय में काम करने वाले कर्मचारियों की कुल संख्या के 60 से 80 प्रतिशत के लिए लॉकर की आवश्यकता होती है, क्योंकि सभी शिफ्टों में काम करने वाले सभी कर्मचारियों को एक ही समय में लॉकर की आवश्यकता नहीं होती है। व्यस्त समय में काम करने वाले कर्मचारियों की संख्या के ओवरलैप के बजाय कुल कर्मचारियों की संख्या के आधार पर लॉकर की संख्या तय करना सुविधा प्रबंधकों द्वारा की जाने वाली सबसे आम गलती है।
कुल कर्मचारियों की संख्या का उपयोग करना गलत क्यों है?
तीन शिफ्टों में काम करने वाले 300 कर्मचारियों वाली किसी सुविधा के लिए 300 लॉकरों की आवश्यकता नहीं होती है। किसी भी समय, केवल वर्तमान शिफ्ट के कर्मचारियों और शिफ्ट परिवर्तन के दौरान काम करने वाले अतिरिक्त कर्मचारियों को ही लॉकर की आवश्यकता होती है। कर्मचारियों की कुल संख्या के आधार पर लॉकरों की संख्या आमतौर पर जगह या बजट की वास्तविक आवश्यकता से कहीं अधिक हो जाती है।
वह फॉर्मूला जिसका उपयोग सुविधा प्रबंधकों को इसके बजाय करना चाहिए
- पीक शिफ्ट में काम करने वाले कर्मचारियों की संख्या ज्ञात करें, यानी एक ही समय में काम करने वाले कर्मचारियों की अधिकतम संख्या।
- दो शिफ्टों के एक साथ काम करने के दौरान होने वाले ओवरलैप को कवर करने के लिए, आमतौर पर 10 से 15 प्रतिशत का बफर जोड़ें।
- लॉकर साझा करने की नीतियों में बदलाव करें, क्योंकि कुछ सुविधाएं कर्मचारियों के बजाय प्रति शिफ्ट के हिसाब से लॉकर आवंटित करती हैं।
- जिन सुविधाओं में व्यस्तता के अनुमानित समय होते हैं, उनके लिए मौसमी कर्मचारी संख्या में होने वाले उतार-चढ़ाव को ध्यान में रखें।
उदाहरण गणना
एक ऐसी सुविधा जिसमें सबसे बड़ी शिफ्ट में 150 कर्मचारी हों और अगली शिफ्ट के लगभग 20 अतिरिक्त कर्मचारियों को कवर करने के लिए 15 मिनट का ओवरलैप विंडो हो, तो उसे लगभग 170 से 195 लॉकरों की योजना बनानी होगी, न कि पूरी सुविधा में 400 या उससे अधिक कर्मचारियों की बहु-शिफ्ट संख्या के लिए।
लॉकर की संख्या को प्रभावित करने वाले अन्य कारक
बुनियादी फॉर्मूले के अलावा, कुछ अतिरिक्त कारक उस अंतिम संख्या को प्रभावित करते हैं जिसके आधार पर किसी सुविधा को ऑर्डर को अंतिम रूप देते समय योजना बनानी चाहिए।
- क्या इस भूमिका के लिए सुरक्षात्मक कपड़ों को व्यक्तिगत सामान से अलग रखने की आवश्यकता है, जिसके लिए प्रत्येक कर्मचारी के लिए एक के बजाय दो लॉकर की आवश्यकता हो सकती है?
- कर्मचारियों के आने-जाने की दर, क्योंकि अधिक कर्मचारियों के आने-जाने वाली सुविधाओं को नए कर्मचारियों को नियुक्त करते समय होने वाली बाधाओं से बचने के लिए थोड़े अधिक लॉकरों का लाभ मिलता है।
- लॉकर का आकार महत्वपूर्ण है, क्योंकि भारी सामान रखने के लिए बने बड़े लॉकर कभी-कभी एक ही शिफ्ट में काम करने वाले दो कर्मचारियों को आवंटित कर दिए जाते हैं।
अत्यधिक व्यवस्था करने से बजट और स्थान की बर्बादी क्यों होती है?
जिन सुविधाओं में लॉकरों की संख्या कर्मचारियों की कुल संख्या के आधार पर तय की जाती है, न कि व्यस्त समय में कर्मचारियों के एक साथ आने के समय के आधार पर, उनमें अक्सर अप्रयुक्त लॉकर बैंक बच जाते हैं जो उस जगह को घेर लेते हैं जिसका उपयोग अन्य सुविधाओं की आवश्यकताओं के लिए किया जा सकता था। शुरुआत में ही लॉकरों की सही संख्या तय करने से इस बर्बादी से बचा जा सकता है और कर्मचारियों को उनके वास्तविक कार्य घंटों के दौरान सुरक्षित भंडारण की कमी का सामना भी नहीं करना पड़ता।
लॉकरों की संख्या तय करते समय विकास योजनाओं को किस प्रकार ध्यान में रखा जाना चाहिए
जिन सुविधाओं में अगले कुछ वर्षों में कर्मचारियों की संख्या में वृद्धि की उम्मीद है, उन्हें अपनी लॉकर योजना में कुछ अतिरिक्त क्षमता शामिल करनी चाहिए, न कि वर्तमान चरम शिफ्ट संख्या के अनुसार सटीक रूप से आकार निर्धारित करना चाहिए, क्योंकि बाद में अतिरिक्त लॉकर क्षमता को रेट्रोफिट करना वर्तमान आवश्यकता से थोड़ा पहले स्थापित करने की तुलना में अधिक व्यवधानकारी और महंगा होता है।
एक आम तरीका यह है कि वर्तमान कर्मचारियों की संख्या के बजाय अगले 2 से 3 वर्षों में अनुमानित अधिकतम कर्मचारियों की संख्या के आधार पर आकार तय किया जाए, खासकर उन सुविधाओं में जहां विस्तार से जुड़ी एक दस्तावेजित भर्ती योजना हो। एएसआई स्टोरेज सॉल्यूशंस के ब्रेक रूम लॉकर पेज में इस तरह की चरणबद्ध वृद्धि को ध्यान में रखते हुए बनाए गए सामान्य कर्मचारी भंडारण विकल्पों की जानकारी दी गई है।
नीतिगत परिवर्तनों के बाद लॉकर की संख्या पर पुनर्विचार
शिफ्ट संरचना में बदलाव, नए सुरक्षा उपकरण संबंधी आवश्यकताएं, या हाइब्रिड कार्य अनुसूचियों की ओर बदलाव, ये सभी पीक-शिफ्ट में कर्मचारियों की संख्या में इतना बदलाव ला सकते हैं कि लॉकर की जरूरतों की दोबारा गणना करना जरूरी हो जाए, भले ही किसी ऐसी सुविधा में जहां कागजों पर कर्मचारियों की कुल संख्या में वृद्धि न हुई हो।
दूरस्थ या हाइब्रिड कर्मचारियों से लॉकर अनुरोधों को कैसे संभालें
हाइब्रिड शेड्यूल वाली सुविधाओं में कभी-कभी पूरे सप्ताह लॉकर की मांग में असमानता देखी जाती है, कुछ दिनों में कर्मचारियों की संख्या अन्य दिनों की तुलना में कहीं अधिक होती है। सप्ताह के सबसे व्यस्त दिन के हिसाब से लॉकर बनाने की बजाय, कई सुविधाएं असामान्य दिनों के बजाय सामान्य व्यस्तता के समय के अनुसार नीति निर्धारित करती हैं, ताकि ऐसी क्षमता से अधिक लॉकर न बनाए जाएं जो महीने के अधिकांश दिनों में अप्रयुक्त पड़ी रहती है।
जिन भूमिकाओं में सुरक्षात्मक उपकरणों के लिए अलग-अलग भंडारण की आवश्यकता होती है, उनके लिए अस्पतालों के लिए स्वास्थ्य देखभाल लॉकर पृष्ठ पर विशेष उपयोग के लिए बनाए गए कॉन्फ़िगरेशन दिखाए गए हैं, और भंडारण अलमारियाँ और डेस्क पृष्ठ उन सुविधाओं के लिए अतिरिक्त भंडारण की जानकारी देता है जिन्हें केवल लॉकर क्षमता से अधिक की आवश्यकता होती है। लॉकर उत्पाद अवलोकन में पीक-शिफ्ट कर्मचारियों की संख्या की गणना और पुष्टि हो जाने के बाद उपलब्ध आकारों की पूरी श्रृंखला दी गई है।