Die meisten Einrichtungen benötigen Spinde für etwa 60 bis 80 Prozent der Mitarbeiterzahl während der Spitzenzeiten und nicht für jeden einzelnen Mitarbeiter, da nicht alle Mitarbeiter, die in allen Schichten arbeiten, gleichzeitig einen Spind benötigen. Die häufigste Fehlerquelle bei Facility-Managern ist es, die Anzahl der Spinde anhand der Gesamtzahl der Mitarbeiter statt anhand der Überlappung der Spitzenzeiten zu planen.
Warum die Gesamtmitarbeiterzahl nicht als Kennzahl herangezogen werden sollte
Ein Betrieb mit insgesamt 300 Mitarbeitern, die auf drei Schichten verteilt sind, benötigt keine 300 Spinde. Zu jedem beliebigen Zeitpunkt benötigen nur die Mitarbeiter der aktuellen Schicht sowie diejenigen, die sich während des Schichtwechsels überschneiden, tatsächlich Zugang zu einem Spind. Die Berücksichtigung der Gesamtmitarbeiterzahl führt in der Regel dazu, dass weit mehr Spinde angeschafft werden, als der Platz oder das Budget realistisch erfordern.
Die Formel, die Facility-Manager stattdessen verwenden sollten
- Ermitteln Sie die Spitzenauslastung, d. h. die höchste Anzahl an Mitarbeitern, die gleichzeitig im Dienst sind
- Fügen Sie einen Puffer für die Schichtüberlappung hinzu – in der Regel 10 bis 15 Prozent –, um den Zeitraum abzudecken, in dem zwei Schichten gleichzeitig vor Ort sind.
- Berücksichtigen Sie die Richtlinien zur gemeinsamen Nutzung von Spinden, da manche Einrichtungen Spinde pro Schicht und nicht pro Mitarbeiter zuweisen.
- Berücksichtigen Sie saisonale Schwankungen beim Personalbestand bei Einrichtungen mit vorhersehbaren Spitzenzeiten
Rechenbeispiel
Ein Betrieb mit 150 Mitarbeitern in der größten Schicht und einem 15-minütigen Übergangszeitfenster, das etwa 20 weitere Mitarbeiter der nächsten Schicht umfasst, würde etwa 170 bis 195 Spinde einplanen und nicht die gesamte Personalstärke von 400 oder mehr Mitarbeitern über alle Schichten hinweg im gesamten Betrieb.
Weitere Faktoren, die die Anzahl der Spinde beeinflussen
Über die Grundformel hinaus beeinflussen einige weitere Faktoren den Endwert, den eine Einrichtung bei der endgültigen Festlegung einer Bestellung als Grundlage für ihre Planung heranziehen sollte.
- Ob die Tätigkeit eine getrennte Aufbewahrung von Schutzkleidung und persönlichen Gegenständen erfordert, was bedeuten kann, dass pro Mitarbeiter zwei Spinde statt nur eines benötigt werden
- Fluktuationsrate, da Einrichtungen mit hoher Fluktuation von etwas mehr Schließfächern profitieren, um Engpässe während der Einarbeitungsphasen zu vermeiden
- Größe der Spinde, da größere Spinde für sperrige Ausrüstung manchmal zwei Mitarbeitern zugewiesen werden, die sich einen Schichtplan teilen
Warum Überdimensionierung Budget und Platz verschwendet
Einrichtungen, die die Anzahl der Spinde anhand der Gesamtmitarbeiterzahl statt anhand der Spitzenauslastung planen, haben oft ungenutzte Spindreihen, die Platz beanspruchen, der für andere Zwecke genutzt werden könnte. Eine von vornherein bedarfsgerechte Dimensionierung der Spindanzahl verhindert diese Verschwendung, ohne dass den Mitarbeitern während ihrer tatsächlichen Arbeitszeit sichere Aufbewahrungsmöglichkeiten fehlen.
Wie Wachstumspläne bei der Festlegung der Anzahl der Spinde berücksichtigt werden sollten
Betriebe, die in den nächsten Jahren mit einem Personalzuwachs rechnen, sollten bei der Planung ihrer Spindkapazitäten einen gewissen Puffer einkalkulieren, anstatt sich genau an den aktuellen Spitzenwerten pro Schicht zu orientieren, da eine nachträgliche Erweiterung der Spindkapazitäten störender und kostspieliger ist als eine Installation, die den aktuellen Bedarf leicht übersteigt.
Ein gängiger Ansatz besteht darin, die Größe eher auf die prognostizierte Spitzenbeschäftigtenzahl in zwei bis drei Jahren auszurichten als allein auf den aktuellen Personalbestand, insbesondere in Einrichtungen mit einem dokumentierten Einstellungsplan, der an eine Expansion geknüpft ist. Auf der Seite „Umkleideschränke“ von ASI Storage Solutions werden allgemeine Aufbewahrungsmöglichkeiten für Mitarbeiter vorgestellt, die unter Berücksichtigung eines solchen schrittweisen Wachstums konzipiert wurden.
Neubewertung der Anzahl der Schließfächer nach Änderungen der Richtlinien
Änderungen in der Schichtstruktur, neue Anforderungen an die Schutzausrüstung oder die Umstellung auf hybride Arbeitsmodelle können die Personalzahl zu Spitzenzeiten so stark verändern, dass eine Neuberechnung des Schließfachbedarfs erforderlich wird – selbst in einer Einrichtung, deren Gesamtmitarbeiterzahl auf dem Papier nicht gestiegen ist.
Umgang mit Anträgen auf Schließfächer von Mitarbeitern im Homeoffice oder im Hybrid-Modus
Einrichtungen mit hybriden Zeitplänen verzeichnen manchmal eine ungleichmäßige Nachfrage nach Schließfächern im Wochenverlauf, wobei an bestimmten Tagen die Besucherzahl vor Ort deutlich höher ist als an anderen. Anstatt die Kapazität auf den einzelnen Tag mit dem höchsten Aufkommen auszulegen, legen viele Einrichtungen ihre Richtlinien auf den typischen Spitzenwert statt auf den seltenen Ausreißer fest, um zu vermeiden, dass Kapazitäten überdimensioniert werden, die an den meisten Tagen des Monats ungenutzt bleiben.
Für Positionen, bei denen eine getrennte Aufbewahrung von Schutzausrüstung erforderlich ist, finden Sie auf der Seite „Spindsysteme für Krankenhäuser“ Konfigurationen, die genau auf diesen Anwendungsfall zugeschnitten sind, und die Seite „Aufbewahrungsschränke und Schreibtische“ behandelt zusätzliche Aufbewahrungsmöglichkeiten für Einrichtungen, denen die Kapazität der Spinde allein nicht ausreicht. Die Produktübersicht zu den Spindsystemen vervollständigt das gesamte Angebot an verfügbaren Größen, sobald die Personalstärke zu Spitzenzeiten berechnet und bestätigt wurde.